2013.4.4   日経産業新聞の記事「YES引き出す企画書⑧：情報の量を減らす」から

情報を厳選するとインパクトあるプレゼンに

コラムの著者　清水久三子氏（日本IBMでコンサルタント育成などを担当）は多い情報をブラシュアップしてインパクトある企画書にするノウハウについて語っている。

○情報量が増えるのはなぜ？

清水氏によるとその要因は相手本位ではなく、企画の提案側にあるという。10年前に比べて500倍以上の情報量があるとの試算もあるが、情報過多の中で、盛り込み過ぎて本質が見えないことは避けたいものだ。

【削減が出来ない理由】

①情報を削る勇気がない：利害関係者が多く、意見の調整が難しいため余計な情報が入り込みがちになる。言い切るべきメッセージを左右のどのポジションにするかといった勇気を持つべきだと清水氏は語る。

②正確にすべてを伝えることが善であると考える：反って複雑になり、意思決定の役に立たない結果となる。

③あえて複雑にしておきたい：仕事を多くやっているというアピールにすぎない欺瞞からくるものである。

【適切な量にするポイント】

清水氏は、適切な量にするポイントを挙げている：

• 文字と数値の加工が基本：
  • 重複語、修飾語、冗長な語尾を削り、箇条書きにする。さらにキーワードを抜き出して、キーワードの関係性を線でつないだ図解を目指す
  • 数値は適切なグラフとする。推移なら折れ線グラフ、量なら棒グラフ、内訳であれば円グラフといったことで注目すべき項目を浮き上がらせる
• 因数分解を行う：

• 文章の中に共通に使われる言葉をラベル化して外に出し、情報量を少なくする。フォントサイズも大きくでき直感的に分かりやすくなる

• 量の制限：

• フォントサイズ、記載スペース、ページ数を予め決めて制限内で情報量を納める。限られたスペースだからこそ、自動的に無駄な情報はそぎ落とされ、いかに本質を埋めるか意識的になる。

何も考えずにページを増やすことは避けたい。