2010.12.22の日経産業新聞の「デジタル文具で高める仕事力⑥」より

コピペもうまく使えば自分の思考時間を生むことに

コラムの著者である高畑正幸氏　（▶　参考）が今回紹介していることとして、メールや文章の定型文登録やひな型の利用だ。

事務的なメールに対する返答に、ひな型をつくっておき、それをコピー＆ペーストして、必要事項を正確に記入すれば、ミスや記入時間を大幅に減らせるという。

さらに、良く使う取引先名や担当者名なども、日本語変換の辞書登録機能で登録する。高畑氏の場合は、例えば、以下のような登録をしているそうだ：

「たいおせ」⇒（変換）⇒「○○様、大変お世話になっております。XX会社△△部の高畑です。」

「よろ」⇒（変換）⇒「よろしくお願いいたします。」

「いそきょう」⇒（変換）⇒「お忙しいところ大変恐縮ですが、何よろしくお願いします。」

「あけおめ」⇒（変換）⇒「新年明けましておめでとうございます。旧年中はたいへんお世話になりました。本年もよろしくお願いいたします・」

こういった省略も、自分にとって「忘れず」、「一般名詞と区別して」、「ひねりすぎず」登録することがコツだそうだ。

重要なことは、繰り返し作業を自動化して「考えないですむ仕組み」を考えることだそうだ。悩み多い今のビジネスパーソンには必須のスキルかもしれない。