2011.6.2  日経産業新聞の記事「会議を変える勘所⑧：時間内に終わらせる」から

終了前の「言いたい放題」を避ける

  コラムの著者　会議力向上員会員会議ファシリテーター普及協会代表　釘山健一氏によると、会議の終了時間がオーバーするのは、議長の責任ではないという。一般的には議長の責任と思われるけれど、原因の大半は、参加者の「時間を守ろう」という意識が低いことにあるという。

終了間際になって突然、これまでと全く異なる議論を始めるというような参加者がいると、とても定刻には終了しない。注意を促すと逆切れされて「言いたい放題」状態という最悪の事態になりかねない。

釘山氏が薦める3つの工夫：

①時計は目立つ位置に置く：議論が白熱すると時間を忘れがち。参加者が常に時計を意識すること

②残り時間を告知すること：先ず討議時間を示し、途中で、こまめに残り時間を告げる

③議論の整理を参加者に任せる：議長は討議が佳境に入ったら、今日の議論の３つのポイントを参加者に絞らせるといった工夫が必要。

さらに、Tipsとして以下の2つがポイントだ：

・会議の終盤で参加者に意見を求めない：結論をまとめる雰囲気を壊す

・予定の終了時間の15分前に、次回の予定や今後の討議の方向性をまとめる